Настройка учета и порядок работы с ЕГАИС в 1С

Учет алкогольной продукции — одна из самых строго регулируемых сфер розничной торговли. Законодательство требует от продавцов полной синхронизации данных в учетной программе (1С:Розница) и Единой государственной автоматизированной информационной системе (ЕГАИС). Расхождение остатков грозит не только остановкой продаж, но и серьезными штрафами. В этой статье разберем, как правильно запросить остатки в ЕГАИС 1С:Розница, выявить расхождения и провести корректировку.

Регистры ЕГАИС

Чтобы успешно работать с алкоголем в 1С:Розница 8 через ЕГАИС, необходимо понимать структуру хранения данных в самой государственной системе. Учет остатков ведется в трех специализированных регистрах (хранилищах), каждый из которых выполняет свою функцию.

Регистр № 1 (Склад) — содержит сведения о партиях алкогольной продукции. Каждой партии присваивается уникальный код, фиксируется информация о производителе, дате изготовления, количестве единиц товара, а также данные из справок к товарно-транспортной накладной (формам № 1 и № 2). Именно сюда поступает алкоголь от поставщика по входящим ТТН.

Регистр № 2 (Торговый зал) — виртуальный склад для розничной продажи. В нем отражаются остатки без привязки к конкретным партиям. Ранее товары необходимо было перемещать из первого регистра во второй. С 1 октября 2018 года методика учета изменилась: немаркированная продукция (пиво, сидр, медовуха) по-прежнему продается через второй регистр, а маркированная — напрямую из первого, по новому образцу акцизных марок.

Регистр № 3 (Акцизные марки) — содержит данные о серийных номерах акцизных марок маркируемой продукции. Этот регистр не хранит остатки, а используется для проверки соответствия кодов Data Matrix на каждой единице товара.

Количество остатков в первом и третьем регистрах должно совпадать. Если в Регистре 1 товар есть, а в Регистре 3 его нет, возникает пересортица, и партия становится недоступна для реализации.

Настройка 1С:Розница для работы с ЕГАИС

Прежде чем приступить к запросу остатков и корректировке, необходимо убедиться, что информационная база правильно настроена для обмена данными с ЕГАИС через 1С. Основные элементы настройки включают:

1. Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
2. Регистрация организации в системе ЕГАИС и получение регистрационного номера.
3. Установка и настройка универсального транспортного модуля (УТМ) на компьютере, подключенном к интернету. УТМ служит посредником между программой 1С и серверами ЕГАИС.
4. Настройка обмена данными в 1С:Розница. В разделе "НСИ и администрирование" -> "Настройка НСИ" -> "Настройка обмена с ЕГАИС" необходимо указать путь к папке УТМ и заполнить реквизиты организации.
5. Сопоставление контрагентов и номенклатуры. Данные организаций и продукции из ЕГАИС должны быть связаны с соответствующими элементами в справочниках 1С. Для этого в программе существуют специальные обработки "Сопоставление организаций ЕГАИС" и "Сопоставление номенклатуры ЕГАИС" (раздел "НСИ" -> "Сервис"). Без сопоставления не получится ни принять накладную, ни корректно списать товар.

Для выполнения всех этих шагов часто требуется квалифицированная помощь. Компания «Альфа-Интегратор» оказывает услуги по подключению к ЕГАИС и ФГИС "Меркурий" за 1 рабочий день, быстро и качественно установим все необходимые настройки. 

Как работать с ЕГАИС в 1С:Розница

Работа с алкоголем в 1С:Розница включает четыре основных процесса: приемка, продажа, проверка остатков и списание. Для управления всеми операциями предназначено рабочее место "Обмен с ЕГАИС", доступное из разделов "Закупки", "Склад", "Продажи".

Работа с накладными и приемкой товара

1. Получение ТТН. Входящая товарно-транспортная накладная ЕГАИС автоматически появляется в списке документов со статусом "Принят из ЕГАИС". В колонке "Дальнейшее действие" будет подсказка о необходимых шагах.
2. Проверка продукции. Для маркируемого алкоголя необходимо открыть накладную и перейти к проверке акцизных марок (кнопка "Выполните проверку" или "Проверить поступившую алкогольную продукцию"). С помощью 2D-сканера нужно считать коды Data Matrix с каждой поступившей бутылки. Для партионного алкоголя (пиво) достаточно указать фактическое количество.
3. Завершение проверки и отправка данных. После сканирования всех марок следует нажать "Проверка завершена" и затем "Передать данные в ЕГАИС". Важно после отправки выполнить обмен, чтобы получить подтверждение. Статус накладной изменится на "Подтвержден", и станут доступны акцизные марки для продажи.
4. Оформление поступления в 1С. Внутренний документ "Поступление товаров" создается автоматически из входящей ТТН по кнопке "Оформить поступление". Документ нужно провести, чтобы отразить приход в учете программы.

Работа с продажами и возвратами

Продажа маркированного алкоголя через ЕГАИС в 1С:Розница происходит путем сканирования кода Data Matrix на кассе. Онлайн-касса, поддерживающая ФФД 1.2, передает информацию о выводе товара из оборота в систему.

При возврате товара от покупателя необходимо создать документ "Возврат товаров от покупателя" в 1С, а затем через рабочее место ЕГАИС сформировать "Возврат из регистра № 2" и отправить его в систему. Это восстановит остаток в ЕГАИС.

Проверка остатков в ЕГАИС

Чтобы запросить остатки в ЕГАИС 1С:Розница, необходимо перейти в раздел "Склад" -> "ЕГАИС" -> "Остатки" и создать новый документ "Остатки ЕГАИС" .

В открывшемся документе нужно:

• Указать организацию (магазин).
• Выбрать регистр: №1 для остатков на складе или №2 для остатков в торговом зале (запросы по разным регистрам выполняются отдельными документами).
• Провести документ (статус изменится на "Черновик").
• Нажать кнопку "Запросить остатки".

После отправки запроса статус документа станет "Передан в УТМ". Чтобы получить ответ из ЕГАИС, нажмите "Выполнить обмен" в рабочем месте или через кнопку "Протокол обмена". Обычно данные приходят в течение нескольких минут. Статус документа изменится на "Получены остатки".

Откройте заполненный документ. На вкладке "Остатки по данным ЕГАИС" отобразятся актуальные остатки по выбранному регистру с детализацией до наименования и партии (для Регистра 1). Это и есть те данные, которые числятся за вашей организацией в государственной системе.

Списание остатков

Списание остатков в ЕГАИС через 1С:Розница оформляется документом "Акт списания ЕГАИС" (раздел "Склад" -> "ЕГАИС") . Он используется для отражения:

• Недостач, выявленных при инвентаризации;
• Порчи или боя товара;
• Иных причин, по которым алкоголь выбывает из оборота.

Важно помнить, что с 1 октября 2018 года ручное списание маркированной продукции производится с первого регистра. Система автоматически подбирает справки-2 для товаров, числящихся на первом регистре. Для товаров, отсутствующих в первом регистре (немаркированный алкоголь), формируется отдельный акт списания со второго регистра.

Сверка и корректировка остатков алкоголя в 1С

Если после запроса остатков обнаружены расхождения между данными в вашей информационной базе и ЕГАИС, необходимо провести корректировку. Основная причина расхождений — неполное или некорректное отражение операций (незавершенная приемка, ошибки при продаже, сбои обмена) .

Для упрощения этого процесса в 1С:Розница есть специальный инструмент — "Корректировка учетных остатков" в документе "Остатки ЕГАИС" (доступна только для Регистра №1) .

Алгоритм корректировки:

1. После того как запрос остатков из ЕГАИС получен (статус "Получены остатки"), откройте документ "Остатки ЕГАИС".
2. Перейдите на вкладку "Корректировка учетных остатков".
3. Нажмите кнопку "Заполнить по расхождениям". Система автоматически сравнит данные из ЕГАИС с остатками в вашей базе и отобразит только те строки, где есть различия.
4. Программа рассчитает количество товара, которое нужно либо поставить на баланс (при излишках), либо списать (при недостаче). Вручную можно скорректировать данные только для разливной продукции.
5. Нажмите "Далее" и создайте корректирующие документы. В зависимости от выявленной ситуации будут сформированы "Акт постановки на баланс ЕГАИС" (для отражения излишков) или "Акт списания ЕГАИС" (для списания недостач).
6. Проведите созданные документы и отправьте их в ЕГАИС через кнопку "Выполнить обмен".

Важные ограничения, которые следует учитывать при корректировке:

• По одному акту можно списать или поставить на баланс не более 2000 единиц продукции в месяц, если причина — пересортица. При других причинах (порча, бой) — не более 100 единиц. Превышение лимитов требует обращения в Росалкогольрегулирование.
• Необходимо, чтобы вся номенклатура и контрагенты были правильно сопоставлены с данными из ЕГАИС. Без этого корректировка будет невозможна.

Сверка и корректировка остатков — это критически важные процедуры. Они позволяют поддерживать учет в актуальном состоянии, избегать блокировок продаж и санкций со стороны контролирующих органов. Регулярная синхронизация данных ЕГАИС через 1С — залог стабильной работы магазина.

Своевременная и правильная настройка системы, а также грамотное проведение всех операций с ЕГАИС через 1С — задача, требующая опыта. Доверив автоматизацию профессионалам, вы сможете быть уверены в точности учета и безопасности своего бизнеса.